novaPDF: виртуальный PDF-принтер

novaPDF 11 Professional — это PDF-принтер для Windows, который устанавливается в систему как обычный виртуальный принтер и создает PDF из любой программы, где есть команда печати. Его главная задача — не редактирование уже готовых PDF, а надежное создание PDF-файлов из Word, Excel, PowerPoint, Outlook, браузера, WordPad, Блокнота, графических приложений, учетных систем, CAD-программ и любых других приложений, которые умеют отправлять документ на печать.

В этом и состоит ключевая логика novaPDF: пользователь работает с исходным документом в привычной программе, выбирает File → Print, указывает принтер novaPDF 11, нажимает Print, а на выходе получает PDF. При этом novaPDF не ограничивается базовой печатью в PDF. В программе есть профили конвертации, поддержка PDF/A, защита PDF паролем, цифровые подписи, водяные знаки, оверлеи, сжатие изображений, встраивание шрифтов, автоматическая отправка PDF по email, загрузка на FTP/SFTP и инструменты для сетевого использования. Текущая ветка novaPDF 11 поддерживает Windows 11, 10, 8, 7, Vista и серверные версии Windows Server 2025/2022/2019/2016/2012/2008 R2; актуальная версия 11.9.523 вышла 31 марта 2026 года.

Программа особенно полезна в тех случаях, когда PDF создаются регулярно: счета, акты, договоры, коммерческие предложения, отчеты, инструкции, презентации, архивные копии документов, письма Outlook, веб-страницы, таблицы Excel. Встроенный в Windows Microsoft Print to PDF справляется с базовой задачей, но novaPDF рассчитана на более управляемый процесс: один профиль может создавать маленькие PDF для отправки по почте, другой — PDF/A для архива, третий — защищенный документ с паролем, четвертый — файл с водяным знаком Draft или Confidential.

Что такое novaPDF и чем она отличается от обычного PDF-редактора

novaPDF работает не как редактор PDF, а как конвертер через виртуальный принтер. Это принципиально важно: программа не предназначена для того, чтобы открыть готовый PDF и вручную заменить текст в середине страницы, удалить абзац или передвинуть картинку, как это делают Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor или PDF-XChange Editor. Ее задача другая — создать корректный PDF из исходного документа и сразу применить к нему нужные настройки.

После установки в списке принтеров Windows появляется принтер novaPDF 11. Документ можно напечатать в него из любой программы: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Visio, LibreOffice, браузера, Notepad, WordPad, графического редактора, CRM, ERP или другой учетной системы. Для приложения это выглядит как обычная печать, но вместо бумаги novaPDF формирует PDF-файл.

Такой подход удобен по нескольким причинам. Во-первых, не нужно искать отдельный конвертер под каждый формат: если программа умеет печатать, novaPDF может создать из нее PDF. Во-вторых, настройки можно сохранить в профилях и не выбирать их заново каждый раз. В-третьих, PDF создается сразу с нужными ограничениями: паролем, разрешениями, метаданными, закладками, ссылками, водяными знаками, сжатием и параметрами сохранения.

novaPDF умеет создавать PDF-файлы с встраиваемыми шрифтами, поддерживает PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-1u, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b и PDF/A-3u, а также PDF Linearization — режим быстрой постраничной загрузки PDF в браузере. Для защиты документов используется шифрование до 256-bit AES, можно задавать пароли и ограничения на просмотр, печать, копирование, изменение и комментирование PDF.

Версии, редакции и пробный период

novaPDF существует в нескольких пользовательских редакциях: Lite, Standard и Professional. В этом обзоре основной акцент сделан на novaPDF Professional, потому что именно эта редакция раскрывает программу полностью: защита PDF, цифровые подписи, отправка PDF по email, загрузка на FTP/SFTP, PDF Overlay, расширенные действия после сохранения и полный набор профилей.

Редакция Lite подходит для простого сценария напечатать документ в PDF. Standard добавляет более серьезные настройки графики, водяные знаки, масштабирование страниц, сетевые функции и публичные профили. Professional включает полный набор возможностей: цифровые подписи, шифрование, email-отправку, FTP/SFTP, оверлеи и расширенную автоматизацию. Разделение важно учитывать заранее: если нужен только бесплатный или максимально простой PDF-принтер, novaPDF Professional будет избыточной; если нужны профили, защита и автоматизация, Lite будет слишком ограниченной.

Пробная версия novaPDF работает 30 дней. В течение пробного периода доступны функции выбранной редакции, но на каждую страницу созданного PDF добавляется служебная отметка внизу страницы. После 30 дней программа перестает работать до покупки и активации лицензии. Лицензированная версия не ограничена по времени и не добавляет footer notice в созданные документы. Для работы требуется .NET Framework 4.6 или выше; если компонент отсутствует, установщик предлагает добавить его во время установки.

Установка и первое впечатление

Установка novaPDF проходит как установка системного PDF-принтера. После завершения в Windows появляется виртуальный принтер novaPDF 11, а в меню Пуск становятся доступны инструменты novaPDF: стартовое окно, Printer Manager, Profile Manager и вспомогательные компоненты. Если во время установки включить Office add-in, в Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Visio и Outlook появляется отдельная вкладка novaPDF 11.

Первое окно, с которым сталкивается пользователь, — novaPDF 11 Getting Started. Это стартовая панель для быстрого создания PDF. В ней есть вкладки Create one document, Create/merge multiple documents, Tools и About. На вкладке Create one document находятся блоки Select printer, Manage profiles, Preferences, Select file, Browse… и Create. Логика простая: выбрать принтер novaPDF, выбрать файл, нажать Create и получить PDF.

Стартовое окно не заменяет обычную печать, а дает быстрый путь для конвертации одного файла или нескольких документов. Если нужно просто создать PDF из одного DOCX, XLSX, PPTX или другого файла, можно нажать Browse…, указать документ и использовать Create. Если же нужно тонко настроить поля, качество графики, PDF/A, водяные знаки или защиту, лучше сначала открыть Manage profiles или Preferences и выбрать подходящий профиль.

Визуально novaPDF выглядит как утилитарная Windows-программа. В интерфейсе нет модной ленточной оболочки в стиле современных PDF-редакторов, но для PDF-принтера это скорее плюс: элементы называются прямо, структура понятна, основные команды не спрятаны. Программа ориентирована на регулярную офисную работу, а не на красивую презентацию интерфейса.

Создание PDF через стартовое окно Getting Started

Вкладка Create one document нужна для быстрой конвертации одного файла. Пользователь выбирает принтер в поле Select printer, затем в поле Select file указывает исходный документ. Кнопка Browse… открывает выбор файла, а Create запускает создание PDF. Если перед конвертацией нужно поменять настройки выбранного принтера, используются кнопки Manage profiles и Preferences.

Manage profiles открывает систему профилей novaPDF. Там можно создать отдельный профиль для разных задач: например, Small Sized PDFs для сжатых документов, PDF/A Compliant для архива, Draft Watermark для черновиков, Review Documents для согласования или Bulk Email PDFs для массовой отправки. Preferences открывает базовые параметры выбранного принтера: размер страницы, ориентацию, разрешение, масштабирование и профиль по умолчанию.

Стартовое окно удобно, когда исходный файл уже лежит на диске и его не нужно открывать в родной программе. Но для сложных документов, особенно Word и Excel, надежнее пользоваться либо Office add-in, либо печатью из самого приложения. Так лучше контролируются область печати, разрывы страниц, масштабирование таблиц и переносы.

Практический сценарий:

1. Открыть novaPDF 11 Getting Started.

2. На вкладке Create one document выбрать novaPDF 11 в поле Select printer.

3. Нажать Browse….

4. Выбрать документ DOCX, XLSX, PPTX, TXT, HTML или другой печатаемый файл.

5. При необходимости нажать Manage profiles и выбрать профиль.

6. Нажать Create.

7. Указать имя и папку сохранения PDF, если профиль не сохраняет файл автоматически.

Этот способ особенно удобен для быстрых конвертаций без открытия Word или Excel. Но если документ содержит скрытые гиперссылки, оглавление и сложную структуру заголовков, лучше использовать вкладку novaPDF 11 внутри Microsoft Office: она корректнее переносит скрытые ссылки и закладки.

Создание PDF из любой программы через File → Print

Главный режим novaPDF — печать в PDF из любой программы Windows. Работает это так же, как отправка документа на физический принтер: открыть документ, выбрать File → Print, найти в списке принтеров novaPDF 11, нажать Print и указать параметры сохранения. Именно этот режим делает novaPDF универсальным PDF creator для Windows.

На скриншоте видно стандартное окно Print с вкладкой General. В блоке Select Printer отображаются несколько принтеров novaPDF: novaPDF (Default), novaPDF (Email), novaPDF (Password), novaPDF 11. Это не разные программы, а разные виртуальные принтеры или конфигурации на базе одного драйвера novaPDF. Ниже находятся стандартные элементы печати: Status, Location, Comment, флажок Print to file, кнопки Preferences и Find Printer…, блок Page Range, поле Number of copies, кнопки Print, Cancel и Apply.

Кнопка Preferences важна: она открывает параметры печати перед созданием PDF. Через нее можно выбрать размер страницы, ориентацию, разрешение, масштабирование и активный профиль. Например, если из Excel нужно получить таблицу на одной странице, часть настроек лучше задать в Excel, а часть — в параметрах novaPDF.

Пример создания PDF из любой программы:

1. Открыть документ в исходной программе.

2. Перейти в File → Print.

3. В списке принтеров выбрать novaPDF 11.

4. Нажать Preferences, если нужно проверить профиль, размер страницы или ориентацию.

5. Нажать Print.

6. В окне сохранения выбрать папку и имя файла.

7. Подтвердить создание PDF.

Этот способ работает с WordPad, Notepad, браузерами, просмотрщиками изображений, учетными программами и любыми приложениями, которые поддерживают печать. Ограничение у режима принтера одно: он хорошо переносит видимые ссылки вроде , www..., mailto: и ftp://, но скрытые гиперссылки, где адрес спрятан за текстом, корректнее переносит Office add-in.

Создание PDF из Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Outlook

Для Microsoft Office novaPDF добавляет вкладку novaPDF 11. Это более удобный способ создания PDF из Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Visio и Outlook, чем обычная печать через File → Print. На вкладке отображаются кнопки принтеров novaPDF, блок Links, блок Bookmarks, кнопка Document и Addin Options.

В Office add-in можно включать и отключать перенос ссылок и закладок. В блоке Links доступны параметры Web links, Cross reference links, Cross document links и кнопка Convert links. В блоке Bookmarks есть Convert bookmarks, Convert styles и Configure styles. Через Addin Options открывается окно novaPDF 11 Office Addin Options с вкладками Printers, Links, Bookmarks и Document.

На вкладке Printers в окне настроек есть переключатели Show one Save As PDF button и Show each printer as a button. Первый вариант делает интерфейс проще: на панели Office отображается одна кнопка создания PDF. Второй показывает каждый принтер novaPDF отдельной кнопкой. В списке можно отметить, какие принтеры показывать: например, novaPDF 11, novaPDF (Email), novaPDF (Password). Для порядка кнопок используются Up и Down, для подтверждения — OK, для отмены — Cancel, для справки — Help.

Главное преимущество add-in — работа со структурой Office-документа. В Word можно переносить скрытые гиперссылки, ссылки из колонтитулов, cross-reference links, footnote и endnote links, а также формировать закладки PDF на основе заголовков. При печати через обычный драйвер novaPDF видит только то, что попадает в поток печати, поэтому скрытые ссылки могут не стать активными. Через add-in Word-структура обрабатывается на уровне документа, поэтому PDF получается удобнее для навигации.

Для Word типовой порядок такой:

1. Открыть документ DOCX.

2. Перейти на вкладку novaPDF 11.

3. Включить Web links, если нужны активные веб-ссылки.

4. Включить Cross reference links, если документ содержит внутренние ссылки.

5. Включить Convert bookmarks, если нужно оглавление в панели закладок PDF.

6. При необходимости нажать Configure styles и настроить, какие стили Word превращаются в закладки.

7. Нажать кнопку нужного принтера novaPDF.

8. Сохранить PDF.

Для Excel novaPDF полезна при создании PDF-версий отчетов, прайс-листов, финансовых таблиц и актов. Но в Excel особенно важно заранее настроить область печати, масштабирование и разрывы страниц. novaPDF создаст PDF по тому, что Excel отправит на печать. Если лист неправильно разбит на страницы, PDF тоже будет разбит неправильно. Поэтому перед созданием PDF из Excel стоит проверить Page Layout, Print Area, Scale to Fit и предварительный просмотр печати.

Для PowerPoint novaPDF создает PDF из слайдов презентации. Здесь важно выбрать, печатать ли полноразмерные слайды, выдачи, заметки или структуру. Если нужна обычная PDF-презентация, выбирается печать слайдов. Если нужна раздатка, настройки задаются в PowerPoint до отправки в novaPDF.

Для Outlook add-in удобен при сохранении писем и цепочек переписки в PDF. Сценарий простой: выбрать письмо, нажать кнопку novaPDF, сохранить результат. Это полезно для юридических, бухгалтерских и проектных задач, где нужно архивировать переписку в неизменяемом виде.

Пакетная конвертация и объединение документов

Вкладка Create/merge multiple documents в стартовом окне novaPDF решает две похожие, но разные задачи: пакетная конвертация нескольких файлов в отдельные PDF и объединение нескольких документов в один PDF. Это удобный режим, когда нужно собрать один файл из разных источников: например, титульный лист DOCX, расчет XLSX, коммерческое предложение PPTX и отсканированную картинку.

В этом разделе доступны варианты Merge all documents into one PDF и Convert each document to PDF. Первый выбран по умолчанию и объединяет все добавленные документы в один PDF в том порядке, в котором они находятся в списке. Второй создает отдельный PDF для каждого исходного файла. Дополнительно можно выбрать Use profile, Use default settings или включить Show Select Profile dialog, чтобы при печати каждый раз появлялся выбор профиля.

Практический пример объединения:

1. Открыть novaPDF 11 Getting Started.

2. Перейти на вкладку Create/merge multiple documents.

3. Добавить DOCX с титульной страницей.

4. Добавить XLSX с расчетами.

5. Добавить PPTX с презентационными слайдами.

6. Добавить изображение или другой печатаемый файл.

7. Расставить документы в нужном порядке.

8. Выбрать Merge all documents into one PDF.

9. Выбрать профиль, например PDF/A Compliant или Review Documents.

10. Нажать Create PDF.

Если выбрать Convert each document to PDF, novaPDF создаст отдельные PDF-файлы в указанной папке. Это удобно для пакетной подготовки документов: например, когда нужно конвертировать десятки Word-файлов в PDF без ручного открытия каждого.

Объединение в novaPDF нельзя путать с полноценным редактором страниц PDF. Программа умеет собрать документы в один PDF при создании, вставить или добавить страницы в процессе печати, применить overlay, но она не заменяет редактор, где можно вручную перетаскивать страницы, вырезать отдельные фрагменты и редактировать уже собранный файл.

Профили конвертации: главная сила novaPDF

Профили — центральная функция novaPDF. Профиль хранит набор настроек, которые будут применены при создании PDF. Это может быть качество графики, встраивание шрифтов, PDF/A, защита, водяной знак, подпись, путь сохранения, действия после создания файла, email-отправка, FTP/SFTP, закладки, ссылки и метаданные.

Окно Profile Manager открывается через Manage profiles в стартовом окне, через Printer Manager → Profiles → Manage Profiles или через Printing Preferences выбранного принтера. В верхней части окна находятся кнопки New, Copy, Delete, Save, Cancel и Set active. Слева отображается список профилей. В центральной части — вкладки настроек: General, Info, Fonts, Graphics, Bookmarks, Security, Other, Layout: watermarks, overlays and signatures, Actions, email, upload.

У novaPDF есть два типа профилей: Private и Public. Private-профили доступны на конкретном компьютере или конкретному пользователю. Public-профили полезны в сетевом сценарии: они создаются на сервере печати и распространяются на клиентские компьютеры, которые используют общий PDF-принтер. Это удобно для организаций, где нужно централизованно задать одинаковые правила создания PDF: например, все счета должны сохраняться на сервер, все договоры должны подписываться, а все черновики должны получать водяной знак.

Типовые профили, которые логично создать в novaPDF:

Профиль	Назначение
Small Sized PDFs	Сжатые PDF для отправки по email
High Quality Print	PDF с высоким качеством графики для печати
PDF/A Compliant	Архивные PDF в формате PDF/A
Draft Watermark	Черновики с водяным знаком Draft
Confidential	Документы с отметкой Confidential
Password Protected	PDF с паролем и запретом копирования
Bulk Email PDFs	Автоматическое создание и отправка PDF
Server Archive	Сохранение PDF в сетевую папку
FTP Upload	Создание PDF и отправка на FTP/SFTP

Кнопка New создает новый профиль на базе стандартных настроек. Copy дублирует существующий профиль — это удобнее, когда нужно сделать похожий вариант с небольшими изменениями. Delete удаляет профиль, но активный профиль удалить нельзя: сначала нужно назначить активным другой. Set active делает выбранный профиль текущим для последующих задач. Если включить Show Select Profiles dialog, novaPDF будет показывать выбор профиля при каждой печати.

Профили экономят время и снижают количество ошибок. Без профилей пользователь каждый раз вспоминает: какой пароль поставить, какой PDF/A выбрать, куда сохранить файл, включать ли водяной знак, отправлять ли по email. С профилями достаточно выбрать нужный сценарий.

Настройки PDF: версия, PDF/A, линейризация и сохранение

Во вкладке General настраиваются базовые параметры создаваемого PDF. Здесь задается тип профиля, описание, параметры самого PDF, сохранение и объединение. В разделе PDF можно выбрать версию PDF, включить PDF/A compliance и PDF Linearization. novaPDF 11 поддерживает версии PDF 1.3, 1.4, 1.5, 1.6 и 1.7, а также расширенный набор PDF/A-профилей, включая PDF/A-1a/b/u, PDF/A-2a/b/u и PDF/A-3a/b/u.

PDF/A нужен для долгосрочного хранения электронных документов. Такой файл должен быть самодостаточным: шрифты, цветовые профили и необходимые элементы включаются так, чтобы документ можно было открыть и спустя годы. В novaPDF это особенно полезно для бухгалтерии, архива договоров, кадровых документов, технической документации и отчетности.

PDF Linearization, или fast web view, нужен для публикации больших PDF в интернете. Такой файл может загружаться в браузере постранично, а не целиком. Для внутренних документов эта настройка не всегда критична, но для инструкций, каталогов, прайс-листов и публичных отчетов она полезна.

Раздел Save во вкладке General отвечает за сохранение PDF: папку, имя файла, диалог сохранения, поведение при совпадении имен и сценарии объединения. Можно настроить профиль так, чтобы novaPDF каждый раз спрашивала путь сохранения, или чтобы файл автоматически сохранялся в заданную папку. Для регулярных процессов второй вариант удобнее: например, счета уходят в Invoices, отчеты — в Reports, архивные PDF — в сетевую папку.

Если в папке уже есть файл с таким именем, novaPDF может использовать правила сохранения и объединения. Это удобно, когда документы формируются из нескольких частей или когда приложение отправляет на печать несколько заданий подряд.

Качество, сжатие, шрифты и графика

Качество PDF в novaPDF управляется через вкладки Fonts и Graphics. Вкладка Fonts отвечает за встраивание шрифтов. Если шрифты встроены, PDF выглядит одинаково на разных компьютерах, даже если у получателя нет нужного шрифта. Это важно для договоров, коммерческих предложений, брендированных презентаций, инструкций, документов с нестандартными шрифтами и многоязычных файлов.

Но встраивание шрифтов увеличивает размер PDF. Поэтому novaPDF умеет встраивать не весь шрифт, а только используемые символы. Такой подход сохраняет внешний вид документа и не раздувает файл слишком сильно. Для документов, которые идут на печать или в архив, шрифты лучше встраивать. Для временных черновиков, где важен минимальный размер, можно использовать более легкий профиль.

Вкладка Graphics отвечает за сжатие, преобразование цветов и downsampling изображений. Здесь можно уменьшить размер PDF за счет сжатия содержимого и снижения разрешения изображений. Это особенно заметно в документах с фотографиями, сканами, презентациями и иллюстрациями. Если отправляется PDF по email, сжатие часто необходимо. Если PDF готовится для типографии или детальной печати, чрезмерное сжатие лучше не включать.

Практическая логика выбора такая:

Задача	Настройки
Отправить документ по email	Включить сжатие, снизить разрешение изображений, использовать профиль Small Sized PDFs
Подготовить PDF для печати	Сохранить высокое разрешение, не снижать качество изображений слишком сильно
Сделать архивный PDF/A	Встроить шрифты, выбрать PDF/A, не использовать агрессивное сжатие
Подготовить сканированный отчет	Сжать изображения, проверить читаемость текста
Сохранить презентацию с картинками	Подобрать баланс размера и качества, проверить PDF после создания

В novaPDF важно не искать одну правильную настройку для всего. Лучше сделать несколько профилей: легкий, качественный, архивный и защищенный. Тогда пользователь не будет каждый раз вручную менять параметры.

Водяные знаки, оверлеи и цифровые подписи

Один из самых сильных разделов novaPDF Professional — Layout: watermarks, overlays and signatures. В нем настраиваются форма страницы, ориентация, текстовые водяные знаки, изображения-водяные знаки, PDF overlays и цифровые подписи. Это не просто галочка добавить watermark, а полноценный редактор слоев с предпросмотром.

В верхней части окна находятся вкладки General, Info, Fonts, Graphics, Bookmarks, Security, Other, Actions, email, upload. В рабочей области выбран раздел Layout: watermarks, overlays and signatures. На панели инструментов доступны кнопки Forms, Orientation, Text, Images, Overlays, Signatures, Undo и Redo. Слева расположен список профилей, среди которых видны Bulk Email PDFs, Draft Watermark, PDF/A Compliant, Review Documents, Small Sized PDFs. Справа находится управление слоями и свойства выбранного объекта.

Через Text добавляются текстовые водяные знаки. Например, можно создать диагональную надпись DRAFT, CONFIDENTIAL, INTERNAL USE ONLY, COPY, APPROVED. Водяной знак может иметь цвет, прозрачность, угол поворота, позицию и правила отображения на страницах.

Через Images добавляются графические водяные знаки. Это может быть логотип, печать, маркировка отдела, фоновая сетка, штамп согласования. При использовании изображений нужно учитывать размер PDF: чем больше и тяжелее картинка, тем больше итоговый файл.

Через Overlays на документ накладывается содержимое другого PDF. Это полезно, когда нужно печатать документы на фирменном бланке без изменения исходного файла. Например, учетная система формирует обычный счет, а novaPDF при создании PDF накладывает фирменный шаблон с реквизитами, шапкой и подвалом. Overlay можно разместить как фон или как передний слой.

Через Signatures настраивается цифровая подпись PDF. Подпись подтверждает автора и целостность документа. Это не декоративная картинка подписи, а цифровой механизм, который PDF-просмотрщик может проверить при открытии документа.

Внизу окна есть режимы Select, Transform, Pan, ползунок масштаба и кнопка Fit. Select выбирает слой, Transform меняет его размер и положение, Pan перемещает область предпросмотра, Fit подгоняет страницу в окне. В правой панели свойства объекта делятся на Properties и Visibility. В Properties задаются единицы измерения, отступы, якоря, размер объекта, сохранение пропорций и растяжение. В Visibility указывается, где показывать элемент: на всех страницах, первой, последней, четных, нечетных, диапазоне страниц, только на определенном формате страницы или только при нужной ориентации.

Практический пример профиля Draft Watermark:

1. Открыть Profile Manager.

2. Нажать New или Copy существующего профиля.

3. Назвать профиль Draft Watermark.

4. Перейти в Layout: watermarks, overlays and signatures.

5. Нажать Text.

6. Выбрать или создать текстовый watermark DRAFT.

7. Разместить его по диагонали страницы.

8. Настроить прозрачность, размер и цвет.

9. В Visibility выбрать All или только нужный диапазон страниц.

10. Нажать Save.

11. Нажать Set active или выбрать профиль при печати.

Такой профиль удобен для согласований: документ можно отправить коллегам, не рискуя, что черновик перепутают с финальной версией.

Защита PDF паролем и ограничения доступа

novaPDF Professional умеет защищать создаваемые PDF с помощью паролей и разрешений. Вкладка Security в Profile Manager позволяет выбрать предустановленную конфигурацию безопасности или настроить собственную. Можно задать уровень шифрования, пользовательский пароль для открытия документа и пароль владельца для управления разрешениями.

Пользовательский пароль нужен, чтобы документ нельзя было открыть без ввода пароля. Пароль владельца используется для изменения ограничений. Разрешения позволяют управлять тем, можно ли печатать PDF, изменять его, копировать текст и изображения, добавлять комментарии или выполнять другие действия. Это полезно для коммерческих предложений, договоров, внутренних инструкций, финансовых отчетов, документов с персональными данными и файлов, которые не должны свободно редактироваться.

Важно понимать ограничение PDF-защиты: она зависит от поддержки PDF-просмотрщиком и не превращает файл в абсолютно неуязвимый контейнер. Но для нормального офисного документооборота это рабочий уровень контроля. Если нужно отправить договор клиенту только для чтения, закрыть коммерческое предложение от копирования или запретить случайное изменение документа, профиль с защитой в novaPDF решает задачу.

Практический профиль Password Protected:

1. Открыть Profile Manager.

2. Создать новый профиль через New.

3. Перейти на вкладку Security.

4. Включить защиту документа.

5. Задать User password для открытия PDF.

6. Задать Owner password для управления разрешениями.

7. Ограничить печать, изменение, копирование и аннотирование по необходимости.

8. Сохранить профиль.

9. Использовать его при печати документов, которые должны уходить в защищенном виде.

Такой профиль особенно удобен тем, что пользователь не настраивает пароль каждый раз в процессе печати. Достаточно выбрать нужный профиль или принтер, например novaPDF (Password), если он создан отдельно.

Закладки, ссылки и навигация в PDF

В novaPDF есть два уровня работы со ссылками и закладками. Первый — через Office add-in, второй — через профиль печати. Office add-in удобнее для документов Word, Excel, PowerPoint и Outlook, потому что работает ближе к структуре исходного документа. Профиль печати универсален и применим к любой программе, но лучше распознает видимые ссылки, чем скрытые.

В Word через вкладку novaPDF 11 можно включить Web links, Cross reference links, Cross document links, Convert bookmarks, Convert styles и Configure styles. Это позволяет получить PDF не просто как набор страниц, а как навигационный документ: ссылки кликаются, внутренние переходы работают, а заголовки превращаются в bookmarks.

В Profile Manager вкладка Bookmarks позволяет настроить обнаружение заголовков по признакам текста: шрифт, размер, стиль, цвет и другие параметры. Это полезно для документов, которые создаются не в Word или печатаются через обычный драйвер. Например, если отчет из учетной системы выводит заголовки разделов одним шрифтом, novaPDF может распознать их и сформировать закладки.

Вкладка Other отвечает за обнаружение видимых ссылок. novaPDF может превращать в кликабельные ссылки адреса, начинающиеся с http://, www, mailto:, ftp:// и file://. Для файлов, которые публикуются на сайте или отправляются клиентам, это важно: получатель сможет открыть сайт, почту или локальную ссылку прямо из PDF.

Практический совет: если документ создан в Word и в нем много ссылок, используйте Office add-in. Если документ создается из браузера, учетной системы или другого приложения, используйте печать через novaPDF 11 и включите обнаружение видимых ссылок в профиле.

Printer Manager: управление PDF-принтерами

novaPDF 11 Printer Manager — отдельный инструмент для управления виртуальными принтерами novaPDF. Он нужен не для создания одного PDF, а для настройки инфраструктуры: добавить новый PDF-принтер, скопировать существующий, изменить параметры, назначить принтер по умолчанию, открыть очередь печати, остановить печать, экспортировать или импортировать настройки.

В окне Printer Manager есть вкладки Printers, Profiles, Licensing, Tools и About. На вкладке Printers отображается список принтеров с колонками Printer, Port и Shared as. Справа расположены кнопки Add, Copy, Modify, Remove, Make default, Preferences, Print queue, Pause printing, Export и Import.

Add создает новый виртуальный принтер на базе драйвера novaPDF. Это удобно, если нужны разные принтеры под разные задачи: novaPDF 11, novaPDF (Email), novaPDF (Password), novaPDF (Upload). Пользователь выбирает нужный принтер уже в окне печати, и вместе с ним применяется нужный набор настроек.

Copy клонирует выбранный принтер. Это быстрее, чем создавать новый с нуля. Modify меняет существующий принтер. Remove удаляет его. Make default делает выбранный novaPDF-принтер системным принтером по умолчанию. Preferences открывает параметры печати. Print queue показывает очередь заданий, которые сейчас обрабатываются. Pause printing останавливает обработку печати для novaPDF-принтеров; после паузы нужно возобновить процесс, иначе новые PDF не будут создаваться. Export и Import нужны для переноса настроек на другой компьютер или восстановления после переустановки системы.

Для домашнего пользователя Printer Manager может показаться лишним. Для офиса это одна из самых полезных частей novaPDF: можно заранее создать несколько PDF-принтеров под разные сценарии и не заставлять сотрудников вручную выбирать сложные настройки.

Сетевые сценарии и администрирование

novaPDF Professional можно использовать как общий PDF-принтер в сети. Принтер устанавливается на одном компьютере или сервере печати, затем к нему подключаются клиентские компьютеры. В таком сценарии публичные профили создаются на сервере и распространяются на клиентов. Можно настроить сохранение PDF в серверную папку, единые правила именования и общие параметры безопасности.

Типичный офисный сценарий:

• бухгалтерия печатает счета через общий принтер novaPDF Invoice Archive;

• PDF автоматически сохраняются в сетевую папку;

• имя файла формируется по правилам профиля;

• документы создаются в PDF/A;

• копия отправляется по email или загружается на сервер;

• сотрудники не меняют критичные параметры вручную.

Для системного администратора важны Public Profiles, Export/Import, Print queue, Pause printing, управление лицензиями и возможность иметь несколько очередей печати. Несколько виртуальных принтеров на одном драйвере удобны тем, что у каждого может быть собственная очередь и собственные настройки. Один принтер можно использовать локально, другой — как общий сетевой, третий — для защищенных PDF, четвертый — для автоматической отправки.

Нужно учитывать лицензионную сторону: при использовании novaPDF как общего сетевого PDF-принтера лицензирование зависит от подключающихся компьютеров и способа использования. Для реальной организации это не формальность, а важный момент перед внедрением.

Действия после создания PDF: открыть, отправить, скопировать, загрузить

Вкладка Actions, email, upload в Profile Manager позволяет выполнять действия после создания PDF. Это превращает novaPDF из простого PDF-принтера в инструмент автоматизации. После сохранения PDF программа может открыть файл в просмотрщике, запустить приложение, отправить PDF по email, скопировать файл, удалить временные файлы или загрузить результат на FTP/SFTP.

Для email доступны разные сценарии. PDF можно отправлять через стандартный почтовый клиент, Microsoft Outlook или SMTP. В профиле можно указать получателей, CC, BCC, тему письма, текст сообщения и параметры вложения. Также можно архивировать PDF в ZIP и защитить вложение паролем. Для Outlook доступны дополнительные варианты, включая открытие письма после создания PDF или сохранение в черновики.

FTP/SFTP полезен для автоматической передачи документов на сервер. Например, после печати отчета PDF сразу загружается в нужную папку на сервере. Это удобно для обмена с сайтом, архивом, клиентским порталом или внутренней системой документооборота.

Пример профиля Bulk Email PDFs:

1. Создать профиль Bulk Email PDFs.

2. Во вкладке General → Save задать папку временного сохранения.

3. Во вкладке Actions, email, upload добавить действие отправки email.

4. Выбрать Outlook или SMTP.

5. Заполнить получателя, тему и текст письма.

6. При необходимости включить ZIP-вложение.

7. Сохранить профиль.

8. Печатать документы через этот профиль.

Такой сценарий экономит время, но требует аккуратности. Автоматическая отправка PDF должна использоваться только там, где точно настроены получатели и шаблоны. Для договоров и финансовых документов лучше сначала открывать письмо на проверку, а не отправлять его полностью автоматически.

Практическая инструкция: создать PDF из Word с кликабельными ссылками

Для Word лучший путь — вкладка novaPDF 11, а не обычный File → Print. Так novaPDF корректнее переносит скрытые гиперссылки, cross-reference links и bookmarks.

Порядок действий:

1. Открыть документ в Microsoft Word.

2. Перейти на вкладку novaPDF 11.

3. В блоке Links включить Web links.

4. Включить Cross reference links, если в документе есть ссылки на разделы, таблицы, рисунки или сноски.

5. Включить Cross document links, если документ ссылается на другие файлы.

6. В блоке Bookmarks включить Convert bookmarks.

7. Включить Convert styles, если нужно сформировать закладки по стилям Word.

8. Нажать Configure styles и проверить, какие стили будут превращаться в закладки.

9. Нажать кнопку нужного принтера novaPDF на панели.

10. Сохранить PDF.

11. Открыть PDF и проверить кликабельность ссылок и панель закладок.

Если в документе есть оглавление, заголовки Heading 1, Heading 2, Heading 3, внутренние ссылки и сноски, этот способ дает более удобный PDF для чтения. Получатель сможет переходить по оглавлению, открывать ссылки и пользоваться боковой панелью bookmarks.

Практическая инструкция: объединить несколько документов в один PDF

Объединение через novaPDF удобно, когда исходные файлы разного типа. Например, нужно собрать один PDF из Word-документа, Excel-таблицы и презентации.

Порядок действий:

1. Открыть novaPDF 11 Getting Started.

2. Перейти на вкладку Create/merge multiple documents.

3. Добавить нужные файлы.

4. Проверить порядок файлов в списке.

5. Выбрать Merge all documents into one PDF.

6. Выбрать Use profile, если нужно применить конкретный профиль.

7. Если нужен архивный файл, выбрать профиль PDF/A Compliant.

8. Если нужен черновик, выбрать Draft Watermark.

9. Если нужен защищенный PDF, выбрать профиль с паролем.

10. Нажать Create PDF.

11. Сохранить итоговый файл.

Если вместо одного общего файла нужны отдельные PDF, выбирается Convert each document to PDF. В этом случае novaPDF создаст PDF для каждого исходного документа и сохранит их в выбранной папке.

Практическая инструкция: добавить водяной знак Draft

Водяной знак лучше добавлять через профиль, а не вручную каждый раз. Тогда для черновиков достаточно выбрать нужный профиль при печати.

Порядок действий:

1. Открыть Profile Manager.

2. Нажать New.

3. Назвать профиль Draft Watermark.

4. Перейти в Layout: watermarks, overlays and signatures.

5. Нажать Text.

6. Выбрать готовый preset или создать новый через New / Manage.

7. Ввести текст DRAFT.

8. Разместить его по центру страницы.

9. Включить наклон, если нужен диагональный watermark.

10. Настроить прозрачность, размер и цвет.

11. В правой панели открыть Visibility.

12. В Show on pages выбрать All, если watermark нужен на всех страницах.

13. Нажать Save.

14. Использовать профиль при печати.

Для конфиденциальных документов аналогично создается профиль Confidential. Для документов на согласование можно использовать watermark Review или For approval.

Практическая инструкция: создать PDF/A для архива

PDF/A нужен, когда документ должен храниться долго и открываться одинаково в будущем. В novaPDF это делается через профиль.

Порядок действий:

1. Открыть Profile Manager.

2. Создать профиль PDF/A Compliant или скопировать существующий.

3. Перейти во вкладку General.

4. В разделе PDF включить PDF/A compliance.

5. Выбрать нужный формат: PDF/A-1, PDF/A-2 или PDF/A-3 с подходящим уровнем соответствия.

6. Перейти во вкладку Fonts и включить встраивание шрифтов.

7. Проверить вкладку Graphics, чтобы сжатие не ухудшало читаемость.

8. Во вкладке Info заполнить title, subject, author и keywords, если это важно для архива.

9. Сохранить профиль.

10. Печатать архивные документы через этот профиль.

Для бухгалтерии и юридического архива такой профиль лучше сделать отдельным и не смешивать с обычными PDF для email. Архивный PDF должен быть надежнее, даже если он получается крупнее.

Практическая инструкция: уменьшить размер PDF

Если PDF получается слишком большим, чаще всего причина в изображениях, сканах, презентациях или встроенных шрифтах. В novaPDF размер управляется через Graphics и Fonts.

Порядок действий:

1. Открыть Profile Manager.

2. Создать профиль Small Sized PDFs.

3. Перейти во вкладку Graphics.

4. Включить сжатие содержимого.

5. Настроить downsampling изображений.

6. При необходимости включить преобразование изображений в grayscale или monochrome, если цвет не нужен.

7. Перейти во вкладку Fonts.

8. Проверить, какие шрифты встраиваются.

9. Использовать subset embedding, если нужно сохранить внешний вид без чрезмерного увеличения размера.

10. Сохранить профиль.

11. Создать PDF и проверить качество текста, схем и изображений.

После сжатия всегда нужно открыть PDF и просмотреть несколько страниц. Слишком агрессивное сжатие может сделать мелкий текст на сканах или графиках плохо читаемым. Для договоров и счетов это обычно не проблема, а для каталогов, чертежей и презентаций качество нужно проверять внимательнее.

Практическая инструкция: сделать отдельный принтер для защищенных PDF

Одна из удобных схем — не просто создать профиль, а сделать отдельный виртуальный принтер, например novaPDF Password. Тогда пользователь в окне печати выбирает не профиль, а сразу нужный принтер.

Порядок действий:

1. Открыть novaPDF 11 Printer Manager.

2. На вкладке Printers выбрать текущий novaPDF 11.

3. Нажать Copy.

4. Переименовать копию в novaPDF Password или novaPDF Protected.

5. Нажать Preferences.

6. Выбрать профиль с защитой PDF.

7. Проверить параметры сохранения.

8. Нажать OK.

9. При печати выбирать novaPDF Password в списке принтеров.

Такой подход удобен для сотрудников, которым не нужно разбираться в профилях. Они просто выбирают понятный принтер: обычный PDF, PDF для email, PDF с паролем, PDF для архива.

Практическая инструкция: отправить PDF по email после создания

Отправка по email настраивается в профиле Actions, email, upload. Этот сценарий полезен для счетов, актов, коммерческих предложений и регулярных отчетов.

Порядок действий:

1. Открыть Profile Manager.

2. Создать профиль Email PDF.

3. Перейти во вкладку Actions, email, upload.

4. Добавить действие email.

5. Выбрать отправку через Outlook, default email client или SMTP.

6. Указать получателя в поле TO.

7. При необходимости заполнить CC и BCC.

8. Настроить тему письма.

9. Заполнить текст письма.

10. Выбрать, прикреплять ли PDF как обычное вложение или ZIP.

11. Сохранить профиль.

12. Напечатать документ через novaPDF с этим профилем.

Для регулярной отправки одному и тому же получателю профиль можно сделать полностью готовым. Для документов, где получатель меняется, лучше настроить открытие письма перед отправкой, чтобы пользователь проверял адрес и текст.

Преимущества novaPDF

Главное преимущество novaPDF — универсальность. Программа создает PDF из любой Windows-программы, которая поддерживает печать. Это закрывает огромный список задач без отдельных конвертеров для DOCX, XLSX, PPTX, HTML, TXT, изображений и внутренних форматов приложений.

Второй сильный плюс — профили. В большинстве простых PDF-принтеров пользователь каждый раз вручную выбирает параметры. В novaPDF можно один раз настроить профиль и применять его годами. Для офиса это критично: документы получаются одинаковыми, сотрудники меньше ошибаются, администратор контролирует процесс.

Третье преимущество — интеграция с Microsoft Office. Вкладка novaPDF 11 в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Visio и Outlook ускоряет создание PDF и лучше переносит структуру документа: скрытые гиперссылки, bookmarks, cross-reference links, ссылки из колонтитулов, сноски и стили.

Четвертое преимущество — расширенные функции Professional: PDF security, 256-bit AES encryption, цифровые подписи, PDF Overlay, отправка по email, FTP/SFTP, after save actions, публичные профили, сетевое использование и несколько виртуальных принтеров на одном драйвере.

Пятое преимущество — понятная логика внедрения. novaPDF не требует перестраивать рабочий процесс. Сотрудник продолжает работать в Word, Excel, Outlook или учетной системе, а PDF создается через привычную печать. Это проще, чем обучать всех отдельному PDF-редактору.

Недостатки novaPDF

Главный недостаток novaPDF — это не PDF-редактор. Если нужно открыть готовый PDF и заменить текст, удалить картинку, отредактировать страницу, распознать скан через OCR или вручную собрать документ из страниц, лучше использовать PDF-редактор. novaPDF сильна до момента создания PDF, но не после него.

Второй минус — платная модель. Пробный период ограничен 30 днями, а trial-версия добавляет footer notice на страницы PDF. Для домашнего пользователя, которому нужно иногда сохранить страницу в PDF, это может быть избыточно. Для таких задач подойдут doPDF, PDF24 Creator или встроенный Microsoft Print to PDF.

Третий минус — интерфейс выглядит строго и местами старомодно. Он функциональный, но не визуально легкий. В Profile Manager много вкладок, пресетов и параметров. Для новичка это может быть перегрузом, особенно если он ожидает одну кнопку сделать PDF.

Четвертый минус — часть возможностей зависит от редакции. Если купить не ту редакцию, можно не получить нужную функцию. Например, email-автоматизация, цифровые подписи, FTP/SFTP и overlay относятся к Professional. Поэтому перед покупкой нужно четко понимать, какие сценарии реально нужны.

Пятый минус — качество результата зависит от исходной программы. novaPDF печатает то, что приложение отправляет на печать. Если Excel неправильно разбивает таблицу, браузер криво печатает страницу или исходное приложение формирует неудачный print output, novaPDF не всегда может исправить это магически. Настройки страницы в исходной программе остаются важными.

Сравнение с аналогами

Программа	Сильные стороны	Где novaPDF лучше	Где аналог лучше
Adobe Acrobat Pro	Полноценное редактирование PDF, экспорт, защита, организация страниц, формы, redaction, compare, e-signature workflows	Быстрее и проще как виртуальный PDF-принтер с профилями для регулярной печати в PDF	Acrobat Pro лучше для редактирования уже готовых PDF, форм, редактуры текста и сложного документооборота
PDFCreator	Виртуальный PDF-принтер, профили, auto-save, автоматизация печати	novaPDF сильнее раскрывается через Office add-in, PDF/A, публичные профили, Printer Manager и сетевые сценарии	PDFCreator может быть удобен тем, кто уже использует экосистему pdfforge и ищет альтернативный PDF-принтер
doPDF	Бесплатный и простой PDF-принтер от той же экосистемы Softland	novaPDF намного функциональнее: защита, подписи, водяные знаки, email, FTP/SFTP, профили, администрирование	doPDF лучше для простого бесплатного сценария создать PDF без лишних настроек
PDF24 Creator	Бесплатный набор PDF-инструментов, drag-and-drop, merge, split, PDF printer, офлайн-версия	novaPDF удобнее как управляемый корпоративный PDF-принтер с профилями, Office add-in и сетевой логикой	PDF24 лучше, если нужны бесплатные инструменты для разбиения, объединения и базовой работы с уже готовыми PDF
Microsoft Print to PDF	Встроен в Windows, не требует установки сторонней программы	novaPDF дает профили, PDF/A, watermark, security, signatures, email, FTP/SFTP и администрирование	Microsoft Print to PDF лучше для разового сохранения документа в PDF без установки отдельного ПО
Bullzip PDF Printer	Похожая идея PDF-принтера с настройками вывода	novaPDF сильнее в связке Printer Manager + Profile Manager + Office add-in	Bullzip может подойти тем, кому нужен альтернативный PDF-принтер с иной моделью лицензирования

Adobe Acrobat Pro — это прежде всего PDF-редактор и платформа для работы с готовыми PDF: редактирование текста и изображений, экспорт, защита, организация страниц, формы, редактирование, сравнение и электронные подписи. novaPDF не конкурирует с Acrobat напрямую во всех этих задачах; она выигрывает там, где нужно быстро и регулярно создавать PDF из исходных документов через печать.

PDFCreator ближе к novaPDF по типу программы: это тоже PDF-принтер с профилями и автоматическим сохранением. Разница в том, что novaPDF сильнее ориентирована на Office-интеграцию, профили печати, публичные профили, PDF/A, Printer Manager и сетевые сценарии. PDFCreator стоит рассматривать как близкий аналог именно по категории виртуальных PDF-принтеров.

doPDF — более простой бесплатный вариант для создания PDF. Его логика: выбрать документ, выбрать место сохранения и получить PDF. novaPDF заметно функциональнее: в ней есть защита, подписи, водяные знаки, email-отправка, FTP/SFTP, профили и администрирование.

PDF24 Creator — бесплатный набор PDF-инструментов с PDF printer, объединением, разделением, сортировкой страниц, конвертацией документов и drag-and-drop интерфейсом. Он сильнее как бесплатный универсальный набор утилит для PDF, но novaPDF выглядит более цельной программой для управляемого создания PDF через печать и профили.

Для кого novaPDF подходит лучше всего

novaPDF хорошо подходит офисным сотрудникам, которые постоянно создают PDF из Word, Excel, PowerPoint и Outlook. Если каждый день нужно отправлять счета, акты, отчеты, спецификации, договоры и презентации, профили novaPDF заметно ускоряют работу.

Бухгалтерии программа полезна для счетов, актов, накладных, отчетов и архивных копий. Можно создать отдельные профили: PDF/A для архива, защищенный PDF для отправки, маленький PDF для почты, PDF с overlay фирменного бланка.

Юристам novaPDF подходит для договоров, приложений, протоколов, доверенностей и документов на согласование. Водяные знаки Draft, Confidential, цифровые подписи и запреты на изменение помогают разделять черновики, рабочие версии и финальные документы.

Администраторам novaPDF интересна благодаря Printer Manager, публичным профилям, сетевому PDF-принтеру, очередям печати, экспорту/импорту настроек и централизованным сценариям. Это не просто принтер в PDF, а управляемый инструмент для офиса.

Малому бизнесу novaPDF подходит, если PDF-документы создаются регулярно и важна повторяемость. Например, коммерческие предложения должны всегда сохраняться с одинаковыми параметрами, счета — отправляться по email, а архивные документы — уходить в PDF/A.

Домашним пользователям novaPDF нужна не всегда. Если задача — раз в месяц сохранить веб-страницу или документ в PDF, достаточно Microsoft Print to PDF, doPDF или PDF24. novaPDF оправдана, когда нужны защита, профили, Office add-in, водяные знаки, PDF/A и автоматизация.

Кому лучше выбрать другую программу

Если главная задача — редактировать существующие PDF, novaPDF не лучший выбор. Для правки текста, удаления и перестановки страниц, OCR, редактирования изображений, подготовки форм и redaction лучше подходят Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor, PDF-XChange Editor или другие PDF-редакторы.

Если нужен полностью бесплатный набор PDF-инструментов, стоит смотреть на PDF24 Creator. Он дает много функций без оплаты: PDF printer, merge, split, compress, edit, sign, convert и другие инструменты. novaPDF выигрывает не бесплатностью, а управляемостью и профилями.

Если нужен максимально простой бесплатный PDF-принтер, doPDF будет логичнее. Он легче для новичка и не перегружает настройками. novaPDF стоит выбирать тогда, когда простого сохранить в PDF уже недостаточно.

Если пользователь работает на macOS, novaPDF не подходит: программа ориентирована на Windows. На macOS базовое создание PDF уже встроено в системный диалог печати, а для расширенных задач нужны другие PDF-инструменты.

Итоговая оценка

novaPDF 11 Professional — сильный PDF-принтер для Windows, который лучше всего раскрывается в регулярных офисных сценариях. Его не нужно воспринимать как замену Adobe Acrobat Pro или другому PDF-редактору. Это другой тип программы: она создает PDF из печатаемых документов и сразу применяет к ним нужные правила.

Главная ценность novaPDF — профили. Один раз настроенные Small Sized PDFs, PDF/A Compliant, Draft Watermark, Password Protected, Bulk Email PDFs или сетевые профили позволяют создавать предсказуемые PDF без ручной настройки каждого раза. В связке с Office add-in, Printer Manager, PDF/A, защитой, водяными знаками, overlays, цифровыми подписями и after save actions novaPDF превращается в рабочий инструмент для документооборота.

Для домашнего пользователя программа может быть слишком мощной и платной. Для офиса, бухгалтерии, юридического отдела, малого бизнеса и администрируемой сети novaPDF выглядит оправданно: она закрывает не только создание PDF, но и стандартизацию процесса. Ее стоит выбирать, когда важно не просто напечатать в PDF, а получать документы одинакового качества, с нужной защитой, правильным форматом, понятным именованием, автоматическим сохранением и готовностью к отправке или архивированию.